Como manter sua empresa funcionando quando a IA estiver indisponível

Empresas que utilizam inteligência artificial no atendimento, na elaboração de propostas ou na organização de tarefas precisam preparar alternativas para manter essas atividades funcionando. A medida central é definir como cada trabalho essencial será realizado quando a ferramenta estiver indisponível.

O primeiro passo é listar as tarefas que dependem de IA e identificar quais exigem resposta imediata. Preparar uma publicação para a semana seguinte permite mais flexibilidade. Responder a um cliente com entrega prevista para o mesmo dia pode exigir uma solução rápida. Essa análise ajuda a estabelecer prioridades.

Depois, vale criar procedimentos que a equipe consiga executar por conta própria. Uma empresa que usa IA para elaborar orçamentos pode manter modelos atualizados para preenchimento manual. Uma loja pode organizar respostas sobre produtos, entregas e trocas para que um funcionário assuma o atendimento. Documentar alternativas manuais integra as orientações de continuidade de negócios do programa Ready.gov.

As informações necessárias para trabalhar também precisam estar acessíveis. Tabelas de preços, condições comerciais, propostas aprovadas e instruções de atendimento devem ficar organizadas nos sistemas ou arquivos da empresa. Assim, a equipe consegue consultar esses materiais sem depender do acesso ao histórico de uma conversa com a IA.

Também é útil combinar quem reorganiza as tarefas e quem avisa os clientes sobre eventuais atrasos. O planejamento antecipado da comunicação e da recuperação dos recursos tecnológicos faz parte das recomendações do Ready.gov para lidar com interrupções nas operações.

Outra ferramenta de IA pode servir como alternativa, desde que seja testada antes. A equipe precisa verificar se consegue executar a tarefa, utilizar os materiais necessários e revisar o resultado. Manter uma segunda assinatura só ajuda quando existe um procedimento viável para utilizá-la.

Um exercício simples permite avaliar essa preparação: escolher uma atividade essencial e tentar concluí-la sem a ferramenta habitual. Durante o teste, vale registrar informações que faltaram, dúvidas da equipe e tempo necessário para terminar. A proposta adapta princípios apresentados pelo NIST, que incluem priorizar recursos, testar cenários realistas e melhorar os procedimentos de recuperação.

Na retomada, a equipe deve conferir quais tarefas foram concluídas manualmente e quais continuam pendentes. Essa checagem ajuda a evitar o envio duplicado de propostas ou respostas e permite atualizar os registros antes de restabelecer as automações.

Fontes:
Ready.gov - Business Continuity Plan:
https://www.ready.gov/sites/default/files/2020-03/business-continuity-plan.pdf

Ready.gov - Emergency Plans:
https://www.ready.gov/business/emergency-plans

NIST - Guide for Cybersecurity Event Recovery:
https://www.nist.gov/publications/guide-cybersecurity-event-recovery